Kolizja tajemnicy przedsiębiorstwa i jawności życia publicznego to w zamówieniach publicznych klincz stary jak sam świat przetargów. Z jednej strony – transparentność w wydatkowaniu środków publicznych. Z drugiej – potrzeba ochrony słusznych interesów przedsiębiorców. Jak działać, by w tym konflikcie rzeczywiście zyskać ochronę poufnych danych?
Tajemnica przedsiębiorstwa – zastrzec i wykazać
O samej tajemnicy przedsiębiorstwa pisałem na blogu już kilka razy. Jeżeli chcesz przypomnieć sobie podstawy tematu oraz superważny wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE w tej kwestii, kliknij najpierw w poniższe linki:
- Jeszcze raz o tajemnicy przedsiębiorstwa w zamówieniach publicznych
- Tajemnica przedsiębiorstwa w zamówieniach publicznych. Nie przegap ważnego wyroku TSUE w sprawie C-54/21!
Podstawowe fakty na temat tajemnicy przedsiębiorstwa są następujące:
- Tajemnicą przedsiębiorstwa się tworzy. Nic nie jest nią 'tak po prostu’.
- Ochrona informacji składanych w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wymaga zastrzeżenia ich jako tajemnicy przedsiębiorstwa.
- Obok zastrzeżenia, konieczne jest także WYKAZANIE, że zastrzeżone dane faktycznie mają walor tajemnicy przedsiębiorstwa.
A co to znaczy „wykazać” w powyższym kontekście?
To wytłumaczenie zamawiającemu na czym polega wartość gospodarcza zastrzeganych informacji, ich poufny charakter, a także udowodnienie podjęcia, przy zachowaniu należytej staranności, działań w celu utrzymania wskazanych danych w poufności.
Jak wykazać tajemnice przedsiębiorstwa?
Przytłaczająca większość firm wykonawczych na rynku zamówień publicznych radzi sobie z zastrzeżeniem tajemnicy przedsiębiorstwa. Zdecydowanie gorzej jest jednak z jej wykazaniem. Znam niejednego wykonawcę, który drapie się po głowie szukając odpowiedzi na pytanie:
Co w praktyce powinienem/powinnam zrobić wykazując, że w należyty sposób chronię dane ważne dla mojej firmy?
Cóż, w pierwszym kroku chodzi o konkretny opis środków, które firma stosuje, aby poufne dane faktycznie zachowały taki charakter. Przykłady? Bardzo proszę:
- elektroniczna kontrola dostępu do firmowych pomieszczeń,
- ograniczony dostęp do danych w formie „niewirtualnej” (np. zamykane szafy, pomieszczenia),
- stosowanie zasady „need to know”,
- silne, wieloznakowe hasła dostępu,
- szyfrowane dyski w laptopach, szyfrowane pen-drive’y, blokady portów USB,
- zabezpieczenia przed usunięciem lub skopiowaniem dużych ilości danych na raz etc.,
- zakaz używania sprzętów prywatnych (laptopów, pen-drive’ów),
- indywidualne karty do ksero,
- odpowiednie zapisy w umowach z pracownikami / współpracownikami / kontrahentami (np. umowy NDA),
- wdrożona w firmie polityka ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
To tylko parę pomysłów.
Czy musisz wdrożyć je wszystkie? Niekoniecznie. Nikt nie wymaga od przedsiębiorców stosowania systemów ochronnych rodem z Pentagonu. Należytą staranność bada się tu z zachowaniem specyfiki firmy, danych i zdrowo rozumianą zasadą proporcjonalności.
Z jednym z klientów pracujemy właśnie nad optymalnym dla niego opisem zabezpieczeń i wartości gospodarczej chronionych danych, by wyeliminować ryzyko odtajnienia przez zamawiających informacji realnie dających przewagę konkurencyjną. Polecam i Tobie wykonanie solidnej pracy na tym etapie. Zwróć uwagę, że raz wypracowane rzetelne materiały będą mogły następnie posłużyć Ci w wielu postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.
Dowody na tajemnicę przedsiębiorstwa
I na koniec – pamiętaj, że w zamówieniach publicznych gołosłowność rzadko się sprawdza. Nie możesz wskazywać zamawiającemu, że korzystasz ze środków chroniących poufność, które jednak realnie w Twojej firmie nie funkcjonują. A wdrożenie tych, z których już korzystasz musisz UDOWODNIĆ.
Ale jak? – zapyta niejeden wykonawca. Cóż, to już temat na osobny wpis. Albo na dłuższą wypowiedź, bo lada moment wracam z kolejnym odcinkiem podcastu „Wygraj w KIO”. Roboczy jego tytuł to…
„RAŻĄCO NISKA CENA A TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTWA”
Poruszę tam kilka wątków, w tym dam Ci wskazówki na temat dowodów, które powinieneś/powinnaś zgromadzić (a czasami wcześniej stworzyć), by Twoje zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa było do bólu skuteczne.
Pozostańmy więc w kontakcie.
Tymczasem – dobrego dnia i samych wygranych przetargów!
____________________
Startujesz w przetargach i chcesz ułatwić sobie pracę? Zachęcam niezmiennie do odwiedzenia blogowej Księgarni Wykonawcy Zamówień Publicznych, gdzie znajdziesz poradniki i wzory najważniejszych dokumentów, które składane są przez wykonawców w procedurach zakupowych, a także przed KIO.
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }