Składając podmiotowe środki dowodowe w postępowaniu o udzielenie zamówienia wykonawca powinien pamiętać, że powinny być one „aktualne na dzień złożenia”. Wydawać by się mogło, że rozumienie tego zwrotu nie nastręcza już problemów ani zamawiającym, ani oferentom. W końcu wspomniany wymóg obowiązuje w prawie zamówień publicznych już ładnych parę lat. Życie zamówieniowca pokazuje jednak, że prawo nie wszędzie się przyjęło. Przykład? Bardzo proszę.
Historia z KIO – jak rozumieć aktualność dokumentów podmiotowych?
W jednej ze spraw, jaką niedawno prowadziłem przed KIO dla wykonawcy, sednem sporu z zamawiającym była właśnie ocena aktualności dokumentów podmiotowych. Zamawiający wymagał w ramach postawionego warunku udziału w postępowaniu, by personel wykonawcy legitymował się przebytymi kursami opiekunów dzieci niepełnosprawnych. Jeden z wykonawców przedłożył wykaz personelu, jednakże niekompletny, nie wskazujący, by opiekunowie rzeczywiście posiadali wymagane kompetencje. Został więc wezwany do jego uzupełnienia.
Ostatecznie, oferent przedłożył zaktualizowany wykaz osób załączając do niego szereg internetowych certyfikatów na dowód tego, że osoby z wykazu odpowiednie kwalifikacje jednak posiadają, gdyż się gruntownie przeszkolili. Wszystkie certyfikaty wystawione były po dacie składania ofert. I wszystkie potwierdzały, że same kursy również odbyły się po tej dacie. Zamawiający poczuł się przekonany, że wykonawca udowodnił spełnianie wspomnianego warunku udziału w postępowaniu i uznał jego ofertę za najkorzystniejszą. Czy słusznie?
Na jaki dzień należy spełniać warunek udziału w postępowaniu?
Jako pełnomocnik wykonawcy drugiego w rankingu, złożyłem do Prezesa KIO odwołanie na rozstrzygnięcie przetargu. Wbrew temu, co twierdził zamawiający, pierwotnie wybrany wykonawca nie wykazał spełniania warunku.
Od 2016 r., oceniając status podmiotowy wykonawców, zamawiający zobowiązani są opierać się o oświadczenia wstępne oferentów (powyżej progów w postaci JEDZ), a następnie o podmiotowe środki dowodowe składane przez wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona.
Oświadczenie wstępne składane jest przez oferentów wraz z ofertą i dotyczy warunków udziału w postępowaniu oraz podstaw wykluczenia wykonawcy. Jak wskazuje art. 125 ust. 3 Pzp, oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający wymagany status podmiotowy wykonawcy na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
Jaki jest zatem pierwszy wniosek? Warunki udziału w postępowaniu należy spełniać już na etapie składania ofert.
Idąc natomiast dalej – zgodnie z wymogami Pzp, zamawiający wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, podmiotowych środków dowodowych, jeżeli wymagał ich złożenia w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, aktualnych na dzień ich złożenia.
Co w praktyce znaczy „aktualnych na dzień złożenia”?
Oddajmy głos Urzędowi Zamówień Publicznych (opinia zamieszczona na www.uzp.gov.pl):
W aktualnym także dzisiaj stanowisku Urząd wskazuje m.in.:
Wstępne oświadczenia pełnią bowiem, co do celu, podobną funkcję w postępowaniu jak środki dowodowe będące dokumentami, tj. uprawdopodobniają, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, kryteria selekcji i nie zachodzą wobec niego przesłanki wykluczenia. Oświadczenia i dokumenty muszą potwierdzać, że wykonawca jest zdolny do realizacji zamówienia. Niewystarczające jest zatem wykazanie zdolności do realizacji zamówienia tylko na konkretny dzień w postępowaniu, nie potwierdza to bowiem, choćby wstępnie, że wykonawca istotnie uprawdopodobnił okoliczność, że jest podmiotem zdolnym do realizacji zamówienia po podpisaniu umowy. „Aktualność oświadczeń własnych” winna być zatem rozumiana nie tyle jako aktualność w konkretnym punkcie na osi czasu (np. dzień składania ofert), ale jako trwający przez całe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego stan ciągły, którego punktem początkowym może być, np. termin składania ofert.
W kontekście podmiotowych środków dowodowych składanych na wezwanie zamawiającego, UZP kontynuuje w swoim stanowisku tak:
Oświadczenia lub dokumenty przekazywane przez wykonawcę na podstawie wezwania zamawiającego w trybie art. 26 ust. 1 lub 2 ustawy Pzp mają stanowić potwierdzenie wstępnego domniemania o spełnieniu przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia. Uznać zatem należy, że warunki udziału w postępowaniu i okoliczność niepodlegania wykluczeniu z postępowania winny być spełnione przez wykonawcę przez cały okres trwania postępowania o zamówienie publiczne, nie zaś tylko w konkretnym dniu (dniu składania ofert lub wniosków, dniu złożenia konkretnego oświadczenia lub dokumentu etc.). Zatem oświadczenia lub dokumenty „aktualne” to takie, które oddają rzeczywistość w momencie ich złożenia, innymi słowy potwierdzają okoliczność, co do której wykonawca wcześniej złożył wstępne oświadczenie, i która obecnie (w czasie teraźniejszym) występuje. Wezwanie zamawiającego o przedłożenie oświadczenia lub dokumentu implikuje odpowiedź wykonawcy, która ma być w czasie teraźniejszym prawdziwa i potwierdzać prawdziwe okoliczności – adekwatnie do całego toku postępowania.
Warto zaznaczyć, że według UZP podobny sposób rozumowania należy zastosować przy uzupełnianiu podmiotowych środków dowodowych.
Drugi wniosek? Wykonawca zobowiązany jest spełniać warunki udziału w postępowaniu przez cały czas jego trwania. Wykazując to, może korzystać z wspomnianego wyżej domniemania, które „broni się” jedynie wówczas, gdy złożone przez oferenta dokumenty podmiotowe nie pozostają w sprzeczności z wcześniej złożonym przez wykonawcę oświadczeniem wstępnym.
Podmiotowy środek dowodowy może być więc wystawiony z datą bieżącą, ale to nie oznacza, że stan spełniania warunku również może zaistnieć dopiero w tej dacie. Dla przykładu – możesz otrzymać referencje z datą dzisiejszą, ale dotyczące prac zrealizowanych przed terminem składania ofert. Jeśli prace byłyby realizowane po tej dacie, logiczne jest, że nie mogą być one oceniane w kontekście doświadczenia o posiadaniu którego wcześniej oświadczyłeś składając ofertę.
I analogicznie Izba orzekła we wspomnianej na początku wpisu sprawie. Uprawnienia personelu wykonawcy zdobyte zostały zbyt późno.
KIO uwzględniła w całości nasze odwołanie nie tylko wskazując, że pierwotnie wybrany oferent nie spełnił warunku, ale uznając także, że jest winien celowego wprowadzenia w błąd zamawiającego. A to wstępnie eliminuje wykonawcę z rynku na dwa lata…
Warto zatem pamiętać, że postępowanie o udzielenie zamówienia to dość sformalizowana procedura w której daty mają znaczenie. I warto też pamiętać, że walka o swoje przed KIO może się opłacać.
____________________
Startujesz w przetargach i chcesz ułatwić sobie pracę? Zachęcam niezmiennie do odwiedzenia blogowej Księgarni Wykonawcy Zamówień Publicznych, gdzie znajdziesz poradniki i wzory najważniejszych dokumentów, które składane są przez wykonawców w procedurach zakupowych, a także przed KIO.
Photo by Nathan Dumlao on Unsplash
