W czterech ostatnich artykułach przybliżyłem Ci szereg pomysłów na temat tego jak uzasadnić zamawiającemu, że cena Twojej oferty nie jest rażąco niska.
- Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – cz. I: Wstęp
- Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – cz. II: Koszty pracownicze
- Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – cz. III: Dostawcy i podwykonawcy
- Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny – cz. IV: Oszczędności związane ze specyfiką danego zamówienia
Dziś pora na ostatnią porcję inspiracji i wskazówek. Na warsztat bierzemy koszty wynikające z odpowiedniej organizacji wewnętrznej firm wykonawczych.
1) Własne zasoby
Realizując zamówienia publiczne, wykonawcy przyjmują różne modele działania. Także w obszarze zasobów niezbędnych do wykonania konkretnej umowy. Część z zasobów zazwyczaj należy do wykonawcy, ale często zdarza się, że niektóre z nich trzeba pozyskać z zewnątrz.
Przykład? Wszelkiej maści sprzęt techniczny. Jeżeli dysponujesz własnym (także jako leasingobiorca) na pewno łatwo wykażesz, że w tym elemencie zyskujesz kosztową przewagę nad konkurentami, którzy musieli pozyskać tego rodzaju zasoby z innych źródeł (np. wynajmu pojazdu, wynajmu z obsługą, zlecenia prac podwykonawcy). Twoja oszczędność w tym wypadku to różnica między kosztami, które realnie ponosisz, a kosztami jakie poniósłbyś pozyskując dane zasoby z rynku. Cenniki i oferty udostępnienia sprzętu (lub innych dóbr wykorzystywanych przy realizacji zamówienia) będą świetnym dowodem, który warto przedstawić zamawiającemu jako załączniki do Twoich wyjaśnień.
Drugi przykład? Niezbędne autoryzacje. Jeśli np. serwis, naprawa, przeglądy jakichś urządzeń wymagają odpowiedniego przeszkolenia, autoryzacji ze strony producenta, a tak się składa, że je masz, koszt takich czynności będzie dla Ciebie niższy w porównaniu do kosztu związanego z koniecznością pozyskania wsparcia od firmy zewnętrznej.
2) Optymalizacja procesów biznesowych i rozwiązań
Jeśli miałeś już okazję czytać nową ustawę Prawo zamówień publicznych, która wejdzie w życie od 2021 r., na pewno zwróciłeś uwagę na nową zasadę, którą ten akt wprowadza. To zasada efektywności. Adresowana jest ona do zamawiających, ale jeśli się zastanowić – czy wykonawcy nie wdrażają jej u siebie już od dawna? Wdrażają – w końcu bez efektywnych działań trudno o sukces w biznesie. A jakie działania są efektywne? Ano takie, które pozwalają zoptymalizować stosunek nakładów do efektów. I nie chodzi tylko o nakłady finansowe, ale także o czas, strukturę personelu, obsługę klienta, itd. Nie bez przyczyny wymyślenie czegoś zajmuje często więcej czasu niż samo wdrożenie pomysłu.
Jestem pewien, że organizując pracę swojej firmy, „myślenie optymalizacyjne” towarzyszy Ci na co dzień. Przykładowo – jeśli serwisujesz sprzęt dostarczony wcześniej do zamawiającego z Katowic i potrwa to jeszcze dwa lata, a obecnie ubiegasz się o podobne zamówienie również na Śląsku, to czy nie pomyślisz, aby tak ułożyć harmonogram prac, by zajęła się nimi jedna ekipa serwisowa delegowana w ten sam region. Oszczędzisz przy tym co najmniej na kosztach dojazdu/delegacji.
Z innej beczki – realizujesz zadanie inwestycyjne w modelu „zaprojektuj i wybuduj”. Czy na etapie projektowania nie będziesz już myślał o tym jakie rozwiązanie architektoniczne/techniczne wybrać, aby zoptymalizować działania na etapie prac budowlanych? Być może coś uda się zrobić łatwiej? A może na rynku dostępne są nowe, tańsze rozwiązania również gwarantujące spełnienie wymogów z programu funkcjonalno-użytkowego?
Rozumiesz już o co chodzi? Jestem pewien, że tak. Teraz tylko pokaż zamawiającemu gdzie leży Twój obszar optymalizacji i jaki rząd oszczędności może on wygenerować.
3) Niewielka skala działalności firmy
Byłeś/aś kiedyś w siedzibie Krajowej Izby Odwoławczej na ul. Postępu w Warszawie? Jeśli tak, na pewno pamiętasz wszechobecne przeszklone biurowce (nazywane zbiorczo przez pracowników korporacji Mordorem 😉 ). Z tamtego miejsca wydać by się mogło, że Polska wielkimi firmami stoi. Tymczasem, biznes w dużej mierze to małe i średnie firmy. A często wręcz firmy mikro, nawet jednoosobowe.
Pomyśl teraz jak taka informacja wpływa na wnioski o kosztach prowadzonej działalności. Jeśli prowadzisz mikrofirmę, z dużą dozą prawdopodobieństwa mogę założyć, że nie wynajmujesz kilkuset metrów kwadratowych powierzchni biurowej w której nie siedzi kilkudziesięciu pracowników, prawda?
Owszem, pewne koszty działania są stałe i mało zmienne, ale nie ma co się oszukiwać – koszty działania w skali makro na pewno przewyższają koszty działalności skali mikro. Czemu by nie użyć tego argumentu w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny?
A zatem:
- Wiele czynności w ramach zamówienia wykonujesz sam?
- Zatrudniasz tylko księgową i dwójkę pracowników?
- Zarejestrowałeś firmę w przestrzeni coworkingowej, ponieważ biuro na stałe nie jest Ci potrzebne?
- Masz inne obszary oszczędności z uwagi na niewielki rozmiar Twojej organizacji?
Napisz o tym zamawiającemu w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny! Pokaż gdzie leży Twoja oszczędność względem większych konkurentów. Oczywiście metodą porównawczą – ta najlepiej zobrazuje korzystne dla Ciebie wnioski.
A, i jeśli uważasz, że w przetargach mali wykonawcy nie mogą skutecznie „bić się” z dużymi, przypomnij sobie, że w ćwierćfinale ostatniej piłkarskiej Ligi Mistrzów zagrała Atalanta Bergamo. Jeśli umiesz wymienić z pamięci co najmniej 4 jej piłkarzy, przybijam Ci wirtualną „piątkę”;)
____________
Cóż, na ten moment to tyle jeśli chodzi o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Mam nadzieje, że seria wpisów na ten temat pomoże Ci w Twojej codziennej pracy. Jeżeli po wnikliwej lekturze nadal masz jakieś wątpliwości na temat RNC, nie wahaj się do mnie napisać. Gorący okres przygotowań do wejścia w życie nowej ustawy PZP już się zaczął, ale obiecuję, że w przestrzeni miedzy szkoleniami i doradztwem znajdzie się i miejsce na WygrajwKIO.pl.
Tymczasem, niezmiennie życzę Ci samych wygranych przetargów, wyrozumiałych zamawiających i pięknej jesieni!
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }