Domyślam się, że kiedy podejmujesz decyzję o złożeniu odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej w Twojej głowie toczy się gonitwa myśli. Wiesz, że zamawiający naruszył Twoje interesy i chcesz zainterweniować. Czujesz dużą presję czasu, ponieważ na reakcję przewidziano krótkie ustawowe terminy. Być może rozważasz samodzielne napisanie odwołania, jednak wiesz, że postępowanie przed KIO to sformalizowana procedura i nie chcesz popełnić błędu…
Jeżeli nie masz doświadczenia w sporach przed Krajową Izba Odwoławczą, potrzebujesz wsparcia doświadczonego pełnomocnika wyspecjalizowanego w zagadnieniach związanych z zamówieniami publicznymi. Dlaczego jednak napisanie maila lub telefon do takiej osoby nadal nie jest dla wielu osób oczywistą decyzją? Powodów jest kilka:
- Trudności w wyborze pełnomocnika. Skoro jest ich wielu, którego wybrać? Jakimi kryteriami się kierować? Czy kancelaria, która pomaga nam w windykacji pomoże także w KIO?
- Kontakt z prawnikiem jest dla wielu osób stresem. To nie tylko moja opinia. Profesjonalni pełnomocnicy postrzegani są często jako zdystansowani formaliści patrzący na świat zza dębowych biurek i przez pryzmat opasłych ksiąg zawierających treści zrozumiałe tylko dla biegle władających łaciną;)
- Wiele osób nie wie albo nie rozumie na czym polegać będzie dokładnie pomoc prawnika. Ludzie nie są więc często pewni jaka będzie cena takiej pomocy czy też jaka będzie ich rola w relacji z pełnomocnikiem.
Pozwól więc, że rozwieję Twoje wątpliwości i przybliżę Ci przy okazji jak pracuję w sprawach związanych ze sporami w KIO.
Jak wybrać pełnomocnika, któremu powierzysz sprawę przed KIO?
Po pierwsze, wybór pełnomocnika w KIO powinien zawsze być przemyślany. Na pewno słyszałeś powiedzenie, że „jeśli coś jest do wszystkiego, to jest do niczego”. Reguła ta sprawdza się często także świecie prawniczym. Jak w każdym innym zawodzie, tak i w przypadku prawników kluczową rolę gra specjalizacja. I nie ma w tym nic dziwnego – trudno zakładać, by ktoś był wybitnym specjalistą w każdej dziedzinie prawa.
Na rynku istnieje wiele dużych kancelarii informujących o bardzo rozległych obszarach praktyki, w tym dotyczącej zamówień publicznych. Za bogatą ofertą nie zawsze stoi jednak realne doświadczenie. Niedawno słyszałem o bardzo ciekawym postępowaniu przed KIO w którym reprezentująca wykonawcę wielka międzynarodowa kancelaria załączyła do odwołania w formie papierowej całość dokumentacji przetargowej na roboty budowlane. Odwołanie liczyło sobie przez to kilkaset stron. Czy można założyć, że sporządziła je osoba o bogatym doświadczeniu w sporach przetargowych? Raczej wątpliwe… Dlatego pamiętaj, by przy wyborze pełnomocnika reprezentującego Cię w KIO nie decydować pochopnie. Jeśli na co dzień pomaga Ci kancelaria niezwykle skuteczna w windykacji, nie oznacza to, że równą skutecznością wykaże się w Krajowej Izbie Odwoławczej.
Kontakt z pełnomocnikiem
Po drugie, zapomnij o stresie związanym z kontaktem z profesjonalnym prawnikiem. Stereotyp, o którym pisałem wyżej na szczęście nie znajduje odzwierciedlenia w rzeczywistości. Kiedy odbieram telefon od klienta rozważającego wszczęcie procedury przed KIO, wiem, że sprawa, którą chce mi powierzyć jest dla niego bardzo ważna. Stwarzanie sztucznego dystansu czy nadmierny formalizm nie są tu nikomu potrzebne. Spodziewaj się natomiast otwartości, rzeczowości, zrozumienia i konstruktywnych rozwiązań. Jeżeli spotkaliśmy się kiedyś na szkoleniu z PZP na pewno wiesz, że komunikatywność to moja mocna strona – nie odgrodzę się od Ciebie komentarzem do ustawy i nie zacznę mówić po łacinie;)
I na marginesie – nie bój się zadawać mi pytań! Niektóre osoby boją się wprost zadawać prawnikom pytania, ponieważ obawiają się, że zostaną uznane za niekompetentne. Nic z tych rzeczy. Powierzając sprawę pełnomocnikowi nie musisz być ekspertem w każdym obszarze zamówień publicznych. Czy w trakcie wizyty u lekarza czujesz dyskomfort spowodowany brakiem wiedzy medycznej? Na pewno nie. Dlaczego więc w trakcie kontaktu z prawnikiem miałbyś czuć się źle nie znając wszystkich niuansów prawa?
Czego oczekuje Twój pełnomocnik?
Po trzecie, miej świadomość, że abym mógł Ci pomóc, muszę poznać Twój problem. Dlatego przedstaw mi go swobodnie i w detalach. Abym mógł wstępnie ocenić Twoją sytuację, zaproponować optymalny model wsparcia kancelarii i strategię działania przed KIO potrzebuję też z reguły zapoznać się ze stosowną dokumentacją (np. SIWZ, korespondencją z zamawiającym, kopią oferty konkurencji, etc.). Szybkie przekazanie tych materiałów na pewno przyspieszy współpracę i podjęcie dalszych kroków. Wiedz przy tym, że z uwagi na wykonywany przeze mnie zawód radcy prawnego wiąże mnie tajemnica zawodowa. Wszelkie szczegóły sprawy i otrzymane dokumenty zachowuję więc zawsze w poufności.
Sukces w KIO to często dobra gra zespołowa
Po czwarte, pamiętaj, że sukces w KIO to często skutek dobrej gry zespołowej. Co mam na myśli? Fuzję wiedzy i doświadczenia pełnomocnika i klienta. Pełnomocnik w KIO to osoba, która na pewno poradzi sobie bez problemu z kwestiami dotyczącym prawnych aspektów Pzp. Nie raz zdarzyło mi się uzyskać korzystne dla klienta rozstrzygnięcie bazując na formalnych uchybieniach zamawiającego. Bywają jednak sytuacje w których sama wiedza prawnicza obiektywnie nie wystarczy. Pełnomocnik nie zawsze bowiem będzie ekspertem merytorycznym w obszarze Twojego biznesu. A jak bez tej wiedzy postawić zarzuty dotyczące np. dyskryminującego opisu przedmiotu zamówienia na aparaturę medyczną? Albo obronić zarzut rażąco niskiej ceny skomplikowanych urządzeń przemysłowych? By to zrobić, konieczna jest współpraca pełnomocnika z osobą ze strony wykonawcy, która taka wiedzę posiada.
Chroniąc interesy klientów w Krajowej Izbie Odwoławczej zawsze robię wszystko, aby zrozumieć specyfikę ich biznesu i czuć się na rozprawie swobodnie nawet w obszarze dyskusji poświęconej aspektom technicznym zamówienia. Czasami jednak bywa to bardzo trudne. W takich sytuacjach powszechną praktyką jest obecność na rozprawie (obok pełnomocnika) osoby biegłej w zagadnieniach technicznych charakterystycznych dla branży w której toczy się spór.
Dlatego miej świadomość, że praca pełnomocnika w KIO może być w niektórych sprawach warunkowana skutecznością Twoich działań związanych ze zgromadzeniem materiału dowodowego czy wyjaśnieniem niuansów technicznych przedmiotu zamówienia. Bądź więc przygotowany na wiele pytań z mojej strony jeżeli sedno sprawy koncentruje się na wiedzy branżowej, której będę potrzebował.
Nie obawiaj się jednak czy podołasz występowi w drużynie reprezentacyjnej w KIO:) Każde postępowanie poprzedzam szczegółowym przygotowaniem zespołu klienta do rozprawy. Bardzo lubię ten etap współpracy. Burza mózgów i wypracowywanie wspólnej strategii to zazwyczaj świetna przygoda intelektualna zarówno dla mnie, jak i dla pracowników działów handlowych:) Później pozostaje już tylko wdrożyć jej efekty przed KIO i… cieszyć się sukcesem!
